Політика конфіденційності
1. Контролер
Контролером у розумінні GDPR є: ZENDOKAI KARATE-DO CLUB HARA об’єднання за австрійським Законом про об’єднання (VerG) Номер ZVR: 1483868236 Milanweg 1A, 1022 Wien, Österreich Представництво здійснюється згідно зі статутом об’єднання Президент: Dmytro Nelipa Ел. пошта: zendokai.karatedo.hara@gmail.com Телефон: +43 681 84143966 Вебсайт: zendokai-karate-hara.at
2. Принципи обробки даних
Ми обробляємо персональні дані виключно відповідно до чинних норм про захист даних. При цьому ми дотримуємося, зокрема, принципів згідно зі ст. 5 GDPR: • законність, добросовісність і прозорість обробки; • обмеження метою; • мінімізація даних; • точність; • обмеження зберігання; • цілісність і конфіденційність. Персональні дані обробляються лише за наявності відповідної правової підстави. Залежно від обробки застосовуються, зокрема, такі правові підстави: • ст. 6 (1) (a) GDPR — згода; • ст. 6 (1) (b) GDPR — виконання договору чи вжиття переддоговірних заходів; • ст. 6 (1) (c) GDPR — виконання юридичного обов’язку; • ст. 6 (1) (f) GDPR — дотримання законних інтересів. Якщо обробляються особливі категорії персональних даних, зокрема дані про стан здоров’я, це відбувається лише за додаткових умов ст. 9 GDPR.
3. Категорії суб’єктів даних
У межах діяльності об’єднання можуть оброблятися, зокрема, персональні дані таких осіб: • членів об’єднання; • учасників; • дітей і підлітків; • батьків, осіб, які здійснюють батьківське піклування, та законних представників; • зацікавлених осіб; • учасників пробних тренувань; • учасників атестацій, змагань, семінарів, навчальних семінарів, тренувальних таборів і заходів; • тренерів та інших осіб, які працюють для об’єднання; • відвідувачів нашого вебсайту; • осіб, які звертаються до нас.
4. Прийом до об’єднання та дані членів
У зв’язку із заявою про прийом до об’єднання, а також протягом наявного членства ми обробляємо необхідні для цього персональні дані. До них можуть належати, зокрема: • імʼя та прізвище; • дата народження чи вік; • контактні дані; • адреса, якщо необхідно; • відомості про членство та вид членства; • початок і припинення членства; • тренувальна група; • організаційні відомості щодо тренувального процесу; • інформація про внески та платежі; • у випадку неповнолітніх — необхідні відомості про батьків чи осіб, які здійснюють батьківське піклування. Обробка здійснюється, зокрема, для: • розгляду заяв про прийом; • ухвалення рішення про прийом згідно зі статутом об’єднання; • управління членством; • організації тренувального процесу та діяльності об’єднання; • адміністрування членських внесків; • комунікації з членами; • виконання завдань, що випливають зі статуту об’єднання; • виконання законодавчих обов’язків. Рішення про прийом звичайних і позачергових членів ухвалює правління згідно зі статутом об’єднання. Правовою підставою є, зокрема, ст. 6 (1) (b) GDPR, якщо обробка необхідна для виникнення та здійснення членства. За наявності законодавчих обов’язків обробка здійснюється на підставі ст. 6 (1) (c) GDPR. За потреби окремі види обробки можуть також ґрунтуватися на ст. 6 (1) (f) GDPR.
5. Дані дітей і підлітків
Наші пропозиції об’єднання та тренувань адресовані, зокрема, і дітям та підліткам. Ми обробляємо персональні дані неповнолітніх учасників лише тією мірою, якою це необхідно для відповідної діяльності та за наявності відповідної правової підстави. У випадку неповнолітніх учасників необхідні відомості передаються, як правило, особами, які здійснюють батьківське піклування, чи іншими уповноваженими законними представниками або за їхньої участі. Дані можуть оброблятися, зокрема, для: • розгляду запиту; • організації пробного тренування; • розгляду заяви про прийом; • управління членством; • розподілу до відповідної тренувальної групи; • організації та проведення тренувань; • комунікації з особами, які здійснюють батьківське піклування; • проведення атестацій, змагань чи заходів. Якщо обробка ґрунтується на згоді, враховуються особливі законодавчі вимоги щодо неповнолітніх.
6. Дані батьків та осіб, які здійснюють батьківське піклування
У випадку неповнолітніх учасників ми за потреби обробляємо також персональні дані їхніх батьків, осіб, які здійснюють батьківське піклування, чи інших законних представників. До них можуть належати, зокрема: • імʼя та прізвище; • адреса електронної пошти; • номер телефону; • за потреби адреса; • стосунок чи представницька функція щодо дитини; • комунікація у зв’язку з тренуваннями, членством і діяльністю об’єднання. Ці дані обробляються, зокрема, для організації членства та тренувань, комунікації, здійснення нагляду й забезпечення безпеки, а також для необхідних правочинних заяв. Правовою підставою є, зокрема, ст. 6 (1) (b) GDPR, а також, якщо це доречно, ст. 6 (1) (c) чи (f) GDPR.
7. Членські внески та платіжні дані
У зв’язку зі вступними внесками, членськими внесками та іншими погодженими платежами ми обробляємо необхідні для цього дані. До них можуть належати, зокрема: • імʼя члена; • імʼя особи, яка здійснює платіж; • номер члена, якщо використовується; • розмір внеску; • період оплати; • статус оплати; • банківська та транзакційна інформація; • дані рахунків і бухгалтерського обліку. Обробка здійснюється, зокрема, для адміністрування внесків, зіставлення платежів, бухгалтерського обліку та виконання законодавчих обов’язків зі зберігання й підтвердження. Правовою підставою є, зокрема, ст. 6 (1) (b) та (c) GDPR.
8. Організація тренувань і комунікація об’єднання
Для організації та здійснення тренувального процесу й діяльності об’єднання ми обробляємо необхідні для цього персональні дані. Це охоплює, зокрема: • розподіл на групи; • час тренувань; • відомості про присутність та організаційну інформацію, якщо необхідно; • комунікацію щодо змін у тренуваннях; • атестації; • заходи; • діяльність об’єднання; • організаційну інформацію, що стосується безпеки. Обробка здійснюється, зокрема, на підставі ст. 6 (1) (b) GDPR і, якщо це доречно, ст. 6 (1) (f) GDPR.
9. Дані про стан здоров’я та придатність до занять спортом
Для безпечної участі в карате, єдиноборствах, самообороні чи інших спортивних заняттях у певних випадках може бути необхідною інформація про обмеження стану здоров’я. Дані про стан здоров’я належать до особливих категорій персональних даних згідно зі ст. 9 GDPR і обробляються нами лише тоді, коли це справді необхідно і для цього існує належна правова підстава за ст. 9 GDPR. Якщо обробка ґрунтується на прямій згоді, вона отримується окремо та прозоро. До цього можуть — якщо це конкретно необхідно для безпеки на тренуванні — належати, наприклад, відомості про: • обмеження стану здоров’я; • алергії; • травми; • хронічні захворювання; • потребу в медикаментах. Дані про стан здоров’я не слід передавати без потреби через загальні поля повідомлень чи контактні поля. У медичному невідкладному випадку необхідна інформація може бути передана в законодавчо допустимих межах службам порятунку, медичному персоналу чи іншим компетентним органам.
10. Атестації та присвоєння ступенів
У зв’язку з атестаціями з карате та присвоєнням ступенів можуть оброблятися персональні дані тією мірою, якою це необхідно для запису, проведення, документування чи видачі відповідних підтверджень. До них можуть належати, зокрема: • імʼя; • дата чи рік народження; • належність до об’єднання; • наявний ступінь; • ступінь, на який претендує особа; • результат атестації; • дата атестації. Якщо для атестації необхідна передача компетентній федерації, атестаційній організації чи уповноваженій на проведення атестації особі, вона здійснюється лише в необхідному обсязі та на належній правовій підставі.
11. Змагання, навчальні семінари, тренувальні табори та заходи
При участі у змаганнях, семінарах, навчальних семінарах, тренувальних таборах, воркшопах чи інших заходах можуть оброблятися необхідні для цього персональні дані. Залежно від заходу до них можуть належати, зокрема: • імʼя та прізвище; • дата чи рік народження; • стать, якщо це необхідно для відповідної спортивної категорії; • належність до об’єднання; • ступінь; • вікова, вагова чи змагальна категорія; • організаційні відомості щодо участі. Якщо це необхідно для проведення заходу, дані можуть передаватися організаторам, спортивним федераціям, атестаційним організаціям чи іншим компетентним органам. Передача здійснюється лише в необхідному обсязі та на відповідній правовій підставі. При міжнародних заходах може стати необхідною передача даних за межі Австрії чи Європейського економічного простору. У такому разі ми дотримуємося чинних вимог законодавства про захист даних.
12. Фото- та відеозйомка
Під час тренувань, атестацій, змагань і заходів об’єднання можуть створюватися фото- та відеоматеріали. Створення і особливо публікація зображень, на яких особу можна впізнати, здійснюються лише з дотриманням застосовних положень про захист даних та особисті немайнові права. Це особливою мірою стосується зображень дітей і підлітків. Якщо фото- чи відеоматеріали мають бути опубліковані на підставі згоди на вебсайті, у соціальних мережах, в інформаційних чи рекламних матеріалах об’єднання, необхідна згода отримується окремо, добровільно та прозоро. Надання такої згоди загалом не є передумовою участі у звичайних тренуваннях чи членства в об’єднанні. Згоду щодо захисту даних можна будь-коли відкликати з дією на майбутнє. Це не впливає на правомірність обробки, здійсненої на підставі згоди до її відкликання.
13. Звернення до нас
Якщо ви звертаєтеся до нас електронною поштою чи телефоном, ми обробляємо передані вами персональні дані тією мірою, якою це необхідно для розгляду вашого звернення. До них можуть належати, зокрема: • імʼя; • адреса електронної пошти; • номер телефону; • зміст вашого повідомлення; • інша добровільно передана інформація. Якщо ваше звернення стосується пробного тренування, заяви про прийом до об’єднання чи іншої пропозиції об’єднання, обробка здійснюється, зокрема, для розгляду звернення та вжиття відповідних переддоговірних заходів. Правовою підставою є, зокрема, ст. 6 (1) (b) GDPR. Щодо загальних звернень обробка може ґрунтуватися на нашому законному інтересі у належному розгляді вхідних звернень згідно зі ст. 6 (1) (f) GDPR.
14. Запис на пробне тренування
На нашому вебсайті є можливість записати себе чи дитину на пробне тренування. При цьому ми наразі обробляємо такі відомості: • імʼя; • прізвище; • адресу електронної пошти; • номер телефону; • обрану програму; • вік учасника; • за потреби добровільно введену інформацію в полі повідомлення. Відомості, позначені як обов’язкові поля, необхідні для розгляду запиту та організації пробного тренування. Поле повідомлення є добровільним. Обробка здійснюється для: • розгляду заявки; • встановлення контакту; • підбору відповідної тренувальної пропозиції; • організації та проведення пробного тренування. Правовою підставою є ст. 6 (1) (b) GDPR, якщо обробка необхідна для розгляду запитаної участі у пробному тренуванні та вжиття відповідних переддоговірних заходів. Для ознайомлення з Політикою конфіденційності у формі може використовуватися таке формулювання: «Я ознайомився/ознайомилася з Політикою конфіденційності.» Ознайомлення з Політикою конфіденційності не є згодою щодо захисту даних на види обробки, для яких існує інша правова підстава.
15. Вільне поле повідомлення
Поле повідомлення у формі запису на пробне тренування є добровільним. Просимо передавати там лише інформацію, справді необхідну для розгляду вашого запиту. Зокрема, просимо не передавати через це поле діагнози, дані про стан здоров’я чи інші особливі категорії персональних даних згідно зі ст. 9 GDPR, якщо це не є необхідним для конкретного запиту.
16. Обробка заявки на пробне тренування через Brevo
Для технічної обробки та передачі введених через форму запису даних ми використовуємо Brevo. Постачальник: Sendinblue SAS 106 boulevard Haussmann 75008 Paris, Frankreich Введені через форму дані передаються до Brevo через серверне API-з’єднання. Brevo використовується при цьому як технічний постачальник послуг для обробки запитів із форми. Якщо Brevo обробляє персональні дані за нашим дорученням, обробка здійснюється з дотриманням вимог ст. 28 GDPR. За наявної серверної інтеграції у браузері відвідувачів вебсайту не завантажуються скрипти Brevo, і через цю інтеграцію на їхніх пристроях не встановлюються файли cookie Brevo.
17. Хостинг вебсайту та серверні логфайли
Наш вебсайт розміщується в такого постачальника послуг: Vercel Inc. 440 N Barranca Ave #4133 Covina, CA 91723, USA При відкритті нашого вебсайту постачальник хостингу обробляє технічно необхідні дані. До них можуть належати, зокрема: • IP-адреса; • дата та час доступу; • відкрита URL-адреса; • User-Agent або відомості про браузер і кінцевий пристрій; • інша технічно необхідна інформація у зв’язку із запитом. Обробка здійснюється для технічного надання вебсайту, забезпечення його стабільності та безпеки, а також для виявлення й відвернення зловживань і технічних атак. Правовою підставою є наш законний інтерес у безпечній, стабільній і працездатній роботі вебсайту згідно зі ст. 6 (1) (f) GDPR. Передача даних до США Оскільки Vercel Inc. має місцезнаходження у США, у зв’язку з наданням послуг хостингу може відбуватися обробка персональних даних у Сполучених Штатах. За власними даними, Vercel Inc. сертифікована за EU-U.S. Data Privacy Framework. Крім того, Vercel передбачає для відповідних міжнародних передач даних інші механізми передачі за законодавством про захист даних, зокрема Стандартні договірні положення (Standard Contractual Clauses — SCC). Серверні логдані зберігаються лише доти, доки це необхідно для зазначених технічних цілей і цілей безпеки або доки це передбачено відповідними технічними та договірними налаштуваннями послуги хостингу.
18. Технічна реалізація вебсайту
Наш вебсайт розроблено індивідуально на основі Next.js і він не використовує зовнішньої системи управління контентом. При звичайному відкритті вебсайту наразі не завантажуються зовнішні аналітичні, рекламні скрипти чи скрипти соціальних мереж. Зокрема, наразі не використовуються: • Google Analytics; • Google Tag Manager; • Meta Pixel; • Microsoft Clarity. На вебсайті наразі також не вбудовано вмісту Google Maps, YouTube, Facebook чи Instagram.
19. Шрифти
Використовувані на нашому вебсайті шрифти надаються локально через наш вебсайт. Тому при завантаженні шрифтів з’єднання з Google Fonts не встановлюється. Із цією метою жодні персональні дані, зокрема IP-адреса відвідувача вебсайту, не передаються до Google.
20. Файли cookie та подібні технології
Наш вебсайт наразі не використовує аналітичних, маркетингових чи відстежувальних файлів cookie. Якщо використовуються виключно технічно необхідні файли cookie чи подібні технології, їх застосування здійснюється в межах законодавчих вимог, зокрема § 165 (3) TKG 2021. Якщо в майбутньому використовуватимуться файли cookie чи подібні технології, що потребують згоди, вони активуються лише після надання необхідної згоди. Політика конфіденційності та технічне рішення щодо згоди будуть перед такою активацією відповідно адаптовані.
21. Відсутність вебаналітики та маркетингового відстеження
На момент цієї Політики конфіденційності ми не використовуємо сервісів персоналізованої вебаналітики та маркетингового чи рекламного відстеження. Зокрема, наразі не активовані такі сервіси: • Google Analytics; • Google Tag Manager; • Meta Pixel; • Microsoft Clarity. Тому наразі через ці сервіси не здійснюється аналіз поведінки користувачів і не відбувається відповідної передачі персональних даних відвідувачів їхнім постачальникам. Якщо в майбутньому використовуватимуться аналітичні, маркетингові чи відстежувальні технології, ця Політика конфіденційності та технічне рішення щодо згоди будуть перед їх активацією відповідно адаптовані. Якщо для цього потрібна згода, такі технології активуються лише після відповідної згоди.
22. Одержувачі персональних даних
Персональні дані передаються одержувачам лише тоді, коли це необхідно для відповідної мети, існує законодавчий обов’язок або інша правова підстава дозволяє передачу. Залежно від обробки можуть розглядатися, зокрема, такі одержувачі: • компетентні посадові особи та тренери об’єднання, якщо це необхідно для їхніх завдань; • Vercel Inc. — хостинг і технічне надання вебсайту; • Sendinblue SAS (Brevo) — технічна обробка запитів із форми; • банки та платіжні постачальники, якщо це необхідно для платежів; • податкові консультанти, бухгалтерія чи інші професійно зобов’язані до нерозголошення радники, якщо залучені та необхідні; • організатори змагань, семінарів, атестацій чи навчальних семінарів; • спортивні федерації чи атестаційні організації, якщо це необхідно для відповідної діяльності; • органи влади чи інші публічні установи, якщо існує законодавчий обов’язок; • служби порятунку чи медичний персонал у медичних невідкладних випадках, якщо це необхідно. Передача персональних даних третім особам для їхніх власних рекламних цілей без відповідної правової підстави не здійснюється.
23. Передача даних до третіх країн
Персональні дані загалом передаються за межі Європейського економічного простору чи обробляються там лише тоді, коли для цього виконано умови GDPR. Це може бути актуальним, зокрема, при використанні послуги хостингу Vercel або при певній міжнародній спортивній діяльності. За потреби передача здійснюється, зокрема, на підставі: • рішення Європейської Комісії про належний рівень захисту; • належних гарантій за ст. 46 GDPR, зокрема Стандартних договірних положень; • або іншої допустимої за GDPR підстави.
24. Строк зберігання
Ми зберігаємо персональні дані лише доти, доки це необхідно для відповідної мети обробки або доки існують законодавчі обов’язки зі зберігання, документування чи підтвердження. Дані зі звернень і запитів на пробне тренування зберігаються загалом лише доти, доки це необхідно для розгляду запиту, організації та проведення пробного тренування і, за потреби, для подальшого виникнення членства. Якщо членство чи інші правовідносини не виникають, дані видаляються, щойно вони більше не потрібні для зазначених цілей і не існує законодавчих обов’язків зі зберігання чи інших правомірних підстав для подальшого зберігання. Дані членів обробляються загалом протягом строку членства і після його припинення видаляються чи обмежуються, щойно вони більше не потрібні для управління об’єднанням і не існує законодавчих обов’язків зі зберігання чи підтвердження або законних підстав для подальшого зберігання. Платіжні, бухгалтерські та інші релевантні з точки зору податкового права документи зберігаються відповідно до чинних законодавчих строків зберігання. Дані у зв’язку з атестаціями, присвоєнням ступенів чи спортивними результатами можуть зберігатися довше, якщо це необхідно для простежуваного документування та допустимо за законодавством про захист даних.
25. Безпека даних
Ми вживаємо належних технічних та організаційних заходів згідно зі ст. 32 GDPR, щоб забезпечити рівень захисту, відповідний конкретному ризику. Ці заходи спрямовані, зокрема, на захист персональних даних від: • ненавмисного чи неправомірного знищення; • втрати; • зміни; • неправомірного розкриття; • неправомірного доступу. Передача даних між браузером і нашим вебсайтом здійснюється у зашифрованому вигляді через HTTPS/TLS. Доступ до персональних даних у межах об’єднання має бути обмежений тими особами, яким ці дані потрібні для виконання їхніх завдань.
26. Права суб’єктів даних
Відповідно до законодавчих умов суб’єктам даних належать, зокрема, такі права: • право на доступ згідно зі ст. 15 GDPR; • право на виправлення згідно зі ст. 16 GDPR; • право на стирання згідно зі ст. 17 GDPR; • право на обмеження обробки згідно зі ст. 18 GDPR; • право на перенесення даних згідно зі ст. 20 GDPR; • право на заперечення згідно зі ст. 21 GDPR; • право відкликати згоду згідно зі ст. 7 (3) GDPR. Надану згоду можна будь-коли відкликати з дією на майбутнє. Це не впливає на правомірність обробки, здійсненої на підставі згоди до її відкликання. Для реалізації своїх прав ви можете звернутися до нас: ZENDOKAI KARATE-DO CLUB HARA Milanweg 1A, 1022 Wien, Österreich Ел. пошта: zendokai.karatedo.hara@gmail.com
27. Право на заперечення
Якщо ми обробляємо персональні дані на підставі законних інтересів згідно зі ст. 6 (1) (f) GDPR, суб’єкти даних мають за умов ст. 21 GDPR право будь-коли заперечити проти обробки з підстав, що випливають з їхньої особливої ситуації.
28. Право на скаргу
Якщо ви вважаєте, що обробка ваших персональних даних порушує чинне законодавство про захист даних, ви маєте право подати скаргу до компетентного наглядового органу з питань захисту даних. В Австрії: Австрійський орган із захисту даних (Österreichische Datenschutzbehörde) Barichgasse 40–42 1030 Wien, Österreich
29. Зміни цієї Політики конфіденційності
Ми залишаємо за собою право адаптувати цю Політику конфіденційності, якщо змінюються законодавчі вимоги, діяльність об’єднання, технічне оформлення нашого вебсайту чи використовувані нами сервіси. Застосовується чинна на відповідний момент опублікована редакція. Станом на: вересень 2026